2　文書は、すべて責任を持って迅速かつ正確に処理しなければならない。

3　文書は、常に平易かつ明確に表現することを基本方針として作成しなければならない。

4　文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、特に必要がある場合において、あらかじめ所管課長の承認を受けたときは、この限りでない。

5　決裁、決定(合議を含む。)及び供覧における承諾の意思決定は、起案文書等への押印又は署名により行うものとする。

6　在宅勤務を行う者が、電子メール等の本人確認が可能な手段により承諾の意思決定を示したときは、前項の押印又は署名を行ったものとみなす。この場合において、当該起案文書等には、当該電子メールの写し等を添付しなければならない。

2　総務課長は、所管課の文書事務の処理状況について必要があると認めるときは、調査を行い、その結果に基づいて所管課長に対し、必要な措置を求めることができる。

2　文書主任は、次の各号に掲げる区分に応じ、それぞれ当該各号に掲げる職員をもって充てる。

3　文書主任は、次に掲げる事務に従事する。

4　所管課長は、文書主任の事務を補助させるため、文書取扱副主任(以下「文書副主任」という。)を置くことができる。

5　文書副主任は、所管課長がその所属職員のうちから指名する者をもって充てる。

6　文書副主任は、文書主任の指示に基づき、第3項各号に掲げる事務を補助する。

7　所管課長は、文書主任及び文書副主任を指名したときは、直ちに職及び氏名を総務課長に書面で報告しなければならない。

2　前項第2号から第4号までに規定する文書番号管理簿の様式は、一般文書にあっては文書番号管理簿(一般文書用)(様式第2号その1)を、指令文書にあっては文書番号管理簿(指令文書用)(様式第2号その2)を、達文書にあっては文書番号管理簿(達文書用)(様式第2号その3)をそれぞれ用いるものとする。

3　文書の番号は、毎年4月1日を起番として付するものとする。ただし、第1項第1号に掲げる文書にあっては、毎年1月1日を起番として付するものとする。

4　前項の規定にかかわらず、元号(元号法(昭和54年法律第43号)第1項の規定に基づき定められる元号をいう。)が改められたときは、第1項第1号に掲げる文書の番号は、当該改められた日を起番として付するものとする。

5　文書の番号は、収受した文書により起案する場合はその収受した文書番号管理簿の番号をもって付し、発議文書の場合は当該文書の施行の順序に従って文書番号管理簿により番号を付するものとする。

6　同一事案に係る文書には、当該事案の完結するまで同一番号を用いなければならない。この場合において、当該事案が年度を超えてなお継続する場合は、当該番号を付した日の属する年度を表す数字を記号に冠しなければならない。

7　第1項の規定にかかわらず、本市の機関又はその内部組織がその所管事務について本市の他の機関若しくは内部組織に対し発し、又は本市の他の機関若しくは内部組織から収受する文書(以下「庁内文書」という。)については、記号及び番号を省略し、「事務連絡」として処理することができる。

2　前項の場合において、2課以上に関係のある文書はその関係の最も深い課に、親展文書であって市長及び副市長あてのものは秘書広報課に、会計管理者あてのものは出納室に、部長あてのものはその部の総括課に配付するものとする。

2　所管課長は、文書主任から文書を受領したときは、これを閲覧し、自ら処理するもののほか、事務担当者に処理方針及び処理期限を示し、その文書を配付して遅滞なく処理させなければならない。

3　所管課長は、文書主任から受領した文書のうち、次の各号に該当するものについては、供覧カード(様式第6号)により上司の閲覧に供しなければならない。

4　親展文書の配付を受けた者は、当該文書を開封した結果、それが収受手続を要すると認められるときは、速やかに文書主任に回付しなければならない。

5　文書主任は、第1項第3号の規定により文書番号管理簿に記載した文書のうち、1年度において同一の申請、証明願等を相当数収受するものについては、集合文書番号管理簿(様式第7号)又は総務課長の承認を受けた別の管理簿により文書の整理をすることができる。

2　文書を供覧する場合は、必要に応じ、当該文書の要旨、問題点等を記載するものとする。

3　前2項に定めるもののほか、供覧の手続きについては、第16条、第19条第1項、第5項及び第6項、第21条から第23条まで、第25条並びに第27条の規定を準用する。

2　前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書の起案は、当該各号に定めるところにより処理することができる。

2　庁内文書は、事案の軽重により市長名、副市長名、部長名又は課長名を用いるものとする。ただし、職名のみを用い、氏名等は省略することができる。

2　起案文書の起案者所属の欄は、課名及び係名を記入しなければならない。

3　起案文書の職氏名の欄は、補職名(補職名がない場合は職名)を記入し、氏名を自署しなければならない。ただし、身体障がい等の事由により氏名を自署することが困難な場合は、記名によるものとする。

4　在宅勤務を行う者が決裁を受けようとするときは、前項に規定する氏名の自署を記名とし、氏名の後に「(在宅)」と加えるものとする。この場合において、当該起案者は、電子メール等の本人確認が可能な手段により決裁を受けようとする意思を示し、当該電子メールの写し等を起案文書に添付しなければならない。

5　起案文書の文書分類番号及び保存期間の欄には、別に定める文書分類表の分類項目及び保存年数を記入しなければならない。

6　起案文書の合議の欄には、合議の要否及びその関係部課名を表示しなければならない。

2　合議は、関係の深い部課から順次行うものとする。

3　第1項の規定により合議を受けたときは、速やかに意思決定を行い、調査その他の理由により意思決定に日時を要するときは、その旨を起案者に連絡しなければならない。

4　合議を受けた事案について、異議があるときは起案課と協議し、なお意見が一致しないときは、起案者は双方の意見を具して上司の決定又は指示を受けなければならない。

5　合議は、必要かつ最小限の範囲に限るものとし、関係部課長と事前に協議を行うことによって、又は関係部課に当該事案に係る文書の写しを送付することによって合議を省略することができる。この場合においては、起案文書にその旨を付記しなければならない。

2　起案文書の事案を事務専決規程の定めるところにより代決した者は、決裁者の押印又は署名をすべき箇所に押印又は署名の上その上部に「代」と記載し、更に後閲を要すると認めるものは、当該起案文書の欄外に「後閲」と記載しなければならない。この場合において、事務担当者は、当該起案文書を上司の登庁後直ちに閲覧に供し、「後閲」と記載した箇所の下部に押印又は署名を受けなければならない。

3　事務担当者は、決裁の過程において事務専決規程第7条第1号又は第2号に規定する場合を除き、決定又は合議を受ける者が不在のときは、「不在」と記入して上司の決裁を受けることができる。この場合において、事案が重要なものについては、前項後段の規定を準用する。

4　合議を受けた事案について、その決裁結果を知る必要のある場合は、起案文書の押印又は署名をした箇所に「要再回」と朱書し、再度回付を受けることができる。

5　前項の表示のあるものは、決裁後、当該合議先に回付しなければならない。

6　前項の規定により再回された文書を閲覧したときは、当該表示箇所に押印又は署名をして速やかに起案課に返付しなければならない。

2　所管課長は、起案文書が重大な修正を受けて決裁されたときは、修正前に合議した関係者に閲覧し、又はその旨を通知しなければならない。当該起案が廃案になった場合も同様とする。

2　用紙に規格又は様式の定めがあるものは、これによらなければならない。

3　浄書した文書は、直ちに決裁済文書と厳密に照合しなければならない。

4　前項の照合のうち、公印の押印を要する文書については、所属長、文書主任又は文書副主任が照合するものとし、相違ないと認めるときは、起案用紙の所定欄に押印又は署名をするものとする。この場合において、起案者と照合する者は同一の者であってはならない。

2　文書主任は、前項の決裁済文書を受けたときは、文書番号管理簿に所要事項を記入して事務担当者に返付しなければならない。

2　前項ただし書の規定により公印の押印を省略したときは、原則として「公印省略」の表示をするものとする。

3　施行する文書への契印の押印は、原則として不要とする。

4　契約書等とじ替えを禁ずる文書には、割印を押さなければならない。

5　前各項に規定するもののほか、公印の取扱いについては、橋本市公印規則(平成18年橋本市規則第13号)に定めるところによる。

2　郵送は、原則として料金計器別納の方法によらなければならない。ただし、これにより難いときは、郵便切手若しくはレターパック又は料金後納の方法によることができる。

3　文書の発送は、橋本市の休日を定める条例(平成18年橋本市条例第2号)第1条第1項各号に掲げる日を除く日に行い、その発送時間は、特に緊急を要する場合を除き、午後4時とする。

4　前項の規定により発送する文書は、午後3時までに総務課へ提出しなければならない。

5　第3項の時間以後に提出した文書で緊急に発送を要するものは、総務課長の承認を得、郵便料金に相当する郵便切手の交付を受けて、所管課において発送するものとする。

2　前項の保存期間は、編集が暦年による文書にあっては当該文書の完結した日の属する年の翌年の4月1日から、会計年度による文書にあっては当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の4月1日からそれぞれ起算する。

3　台帳、名簿など所管課において常時使用する文書(以下「常用文書」という。)は、保存期間は設けず、「常年」と表記する。

4　長期に渡り使用する文書で、その完結時期が未確定なもの(以下「用廃文書」という。)は、廃棄が可能となる条件を明らかにした上で、その条件を満たした日から〇年間保存するものとし、「用廃〇年」と表記する。この場合において「〇年」には、10年、5年、3年及び1年のいずれかが入るものとする。

5　前項の廃棄が可能となる条件は、次条の文書分類表に記載するものとする。

2　前項の文書分類表は、別表に掲げる保存期間決定基準表に基づき作成するものとする。

2　文書主任は、整理した完結文書を次に定めるところにより、編集しなければならない。

2　常用文書及び用廃文書は、保存文書管理簿の対象としない。ただし、第44条第3項の規定により用廃文書を保存文書として取り扱うこととなった場合は、前項の規定を準用する。

2　文書主任は、保存期間が永年、30年、10年、5年に属する保存文書については、保存期間のうち当初2年間は、所管課において保管するものとする。

3　前2項に規定するもののほか使用頻度を勘案して所管課長が必要と認める保存文書は、所管課において保管できるものとする。

2　所管課長は、文書の整理上特に必要があると認める場合は、前条第1項及び第2項の規定により所管課において保管することとなっている保存文書を文書庫等において保管できるものとする。

3　前2項の規定により文書庫等に保管する場合は、第40条第1項に規定する保存文書管理簿にその旨を記載するものとする。

4　文書庫等は、総務課長が管理する。ただし、特定の所管課のみが使用する文書庫等にあっては、当該所管課長が管理するものとする。

2　常用文書は、所管課において保管する。

3　使用を終了した常用文書は、保存期間が経過した保存文書として取り扱う。

2　用廃文書は、所管課において保管する。ただし、使用頻度を勘案して所管課長が必要と認めるときは、文書庫等において保管できるものとする。

3　完結時期が確定した用廃文書は、第39条第2項の規定により編集し、保存文書として取り扱う。この場合における保存期間は、第37条第4項に定めるところによる。

2　他の所管課に属する文書の貸出しを受け、又は閲覧しようとする職員は、当該所管課長に申し出て、その承認を得なければならない。

2　前項の報告は、廃棄した保存文書の目録を提出することにより行うものとする。

3　所管課長は、保存期間が経過してもなお保存の必要があると認める保存文書は、総務課長に協議の上、一定期間に限り保存することができる。

4　所管課長は、保存文書のうち、保存期間が経過しないもの及び保存期間が永年に属するものであっても、精査の結果、保存の必要がなくなったと認めるときは、市長の決裁を受けて、これを廃棄することができる。

この訓令は、平成18年3月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年6月22日から施行し、平成19年4月1日から適用する。

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

この訓令は、平成21年3月1日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

この訓令は、平成23年8月16日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成23年8月30日から施行する。

(適用区分)

2　この訓令による改正後の第37条第2項及び第39条第3項の規定は、平成22年及び平成22年度分の完結文書から適用する。

この訓令は、平成24年10月1日から施行する。ただし、第7条第1項第2号にただし書を加える改正は、平成25年4月1日から施行する。

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

この訓令は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

この訓令は、平成31年4月26日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令による改正前の様式第6号及び様式第9号は、合理的に必要と認められる範囲内で、当分の間使用することができる。

この訓令は、令和3年12月1日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。