○橋本市教育委員会文書取扱規程
平成23年3月23日
教育委員会訓令第1号
橋本市教育委員会文書取扱規程(平成18年橋本市教育委員会訓令第4号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 この訓令は、事務の処理を適正にし、その能率的な運営を図るため、橋本市教育委員会事務局及び教育機関(学校を除く。以下「教育委員会」という。)における文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(橋本市文書取扱規程の準用)
第2条 教育委員会における文書の取扱いは、この訓令に定めるもののほか、橋本市文書取扱規程(平成18年橋本市訓令第10号。以下「市文書規程」という。)の例による。
(1) 所管課 橋本市教育委員会事務局組織規則(平成18年橋本市教育委員会規則第4号)第2条に規定する課、学校給食センター、中央公民館をいう。
(2) 所管課長 所管課の長をいう。
(3) 施設 所管課に属する施設をいう。
(4) 例規文書 教育委員会規則、教育委員会訓令、教育長訓令、教育委員会告示及び公告をいう。
(教育総務課長の職務)
第4条 教育総務課長は、教育委員会における文書の管理が適正かつ能率的に行われるように指導し、その改善に努めなければならない。
2 教育総務課長は、所管課の文書事務の処理状況について必要があると認めるときは、調査を行い、その結果に基づいて、所管課長に対し、必要な措置を求めることができる。
(文書取扱主任等の報告)
第5条 所管課長は、市文書規程第6条の規定により文書取扱主任(以下「文書主任」という。)及び文書取扱副主任を指名したときは、直ちに職及び氏名を教育総務課長に書面で報告しなければならない。
(1) 例規文書(公告を除く。)は、「橋本市教育委員会規則第○号」のように、教育委員会名を冠し、次に公示令達番号簿により種別ごとに番号を付すること。
(2) 一般文書は、「橋教総第○号」のように、教育委員会名の頭文字「橋教」を冠し、次に所管課又は施設を表す記号として教育総務課長が定める文字及び文書番号管理簿により番号を付すること。ただし、市文書規程第11条第5項の規定により集合文書として処理する場合は、「橋教総第○―△号」のように枝番号を付すものとする。
(3) 指令文書は、「橋本市教育委員会指令総第○号」のように、教育委員会名を冠し、次に当該種別、所管課又は施設を表す記号として教育総務課長が定める文字及び文書番号管理簿により番号を付すること。
(4) 達文書は、「橋本市教育委員会達総第○号」のように、教育委員会名を冠し、次に当該種別、所管課又は施設を表す記号として教育総務課長が定める文字及び文書番号管理簿により番号を付すること。
(文書の発信者名)
第7条 庁外へ発送する文書は、原則として教育長名を用いるものとする。ただし、橋本市教育委員会教育長に対する事務委任規則(平成18年橋本市教育委員会規則第5号)により教育長に委任された事務に関するものを除くほか、次の場合にあっては、教育委員会名を用いるものとする。
(1) 公法行為又は私法行為を表示する場合
(2) 教育委員会名をもって申請又は登録等をする場合
(3) 前2号に掲げるもののほか、特に教育委員会名をもって行うことが適当と認められる場合
2 前項の規定にかかわらず、文書の性質又は内容により、特に必要がある場合は、決裁権限を有する者の職及び氏名又は課名若しくは施設名を用いることができる。
3 庁内文書は、事案の軽重により教育長名、教育部長名、課長名又は施設長名を用いるものとする。ただし、職名のみを用い、氏名等は省略することができる。
(起案文書の表示)
第8条 起案文書の決裁の欄には、橋本市教育委員会事務専決規程(平成18年橋本市教育委員会訓令第3号。以下「事務専決規程」という。)に規定する専決事項に従って、決裁区分を表示しなければならない。
(例規文書の審査)
第9条 起案文書のうち次に掲げるものは、教育総務課長に合議しなければならない。
(1) 例規文書その他規程形式の文書に関するもの
(2) 教育委員会会議に付する議案
(公印及び契印の押印)
第10条 施行する文書には、公印(橋本市教育委員会公印規則(平成18年橋本市教育委員会規則第6号。以下「公印規則」という。)に規定する公印をいう。以下同じ。)を押印しなければならない。ただし、次に掲げる文書は、公印の押印を省略することができる。
(1) 庁内文書
(2) 庁外に発する案内状、礼状、あいさつ状等の書簡
(3) 庁外に発する軽易な通知、照会等の文書で印刷したもの
(4) 前各号に掲げるもののほか、教育総務課長において公印の押印を省略することができると認める文書
2 施行する文書への契印の押印は、原則として不要とする。
3 契約書等とじ替えを禁ずる文書には、割印を押さなければならない。
(保存文書の取扱い等)
第11条 文書主任は、市文書規程第39条第2項の規定により編集した完結文書(以下「保存文書」という。)を別に定める保存文書管理簿により目録として整理し、当該目録を教育総務課長に提出しなければならない。
3 所管課長は、保存期間が経過した保存文書について、毎年精査の上、廃棄し、教育総務課長に報告しなければならない。この場合において、所管課長は、その廃棄前に市史の所管課長と協議し、市史の資料となる文書については、これを当該課長に引き継がなければならない。
4 所管課長は、保存期間が経過しても、なお保存の必要があると認める保存文書は、教育総務課長に協議の上、一定期間を限り、保存することができる。
5 所管課長は、保存文書のうち、保存期間が経過しないもの及び保存期間が永年に属するものであっても、精査の結果、保存の必要がなくなったと認めるときは、教育長の決裁を受けてこれを廃棄することができる。
(補則)
第12条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。
附則
この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
附則(平成25年3月11日教委訓令第3号)
この訓令は、平成25年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月29日教委訓令第3号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和2年3月31日教委訓令第2号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。