2　職員は、本市における意思決定に至る過程(経緯も含む。)並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。

3　文書は、常に平易かつ明確に表現することを基本として作成しなければならない。

4　文書は、所管課長の許可なく庁外に持ち出し、部外者に示し、又は写させてはならない。

2　この規則における署名の取扱いは、次の各号に定めるところによる。

2　職員は、文書管理システム及び電磁的記録を取り扱うときは、情報セキュリティポリシーを遵守しなければならない。

3　文書管理システムに映像データ及び音声データを記録してはならない。

4　この規則において文書管理システムによることとされている処理について、所管課が文書管理システムを容易に利用できる環境にないとき又は財務会計システムその他の情報処理システムにより処理すべきときは、この規則に定めのある場合を除くほか、総務課長が別に指示するところによる。

2　前項の規定により電子化を行った場合は、当該電子化により作成された電磁的記録(以下「電子化文書」という。)を正本として管理する。ただし、法令等の定めにより紙による保管又は保存が義務付けられている文書、紙による契約書その他紙を正本として管理する必要があると認められる文書は、この限りでない。

3　第1項の規定により電子化し、かつ、前項本文の規定により当該電子化文書を正本として管理する場合における当該紙文書(以下「電子化文書の副本」という。)の保存期間は、第42条の規定にかかわらず、1年とする。ただし、所管課長が電子化文書の副本を1年を超えて保存する必要があると認める場合は、当該保存期間を延長することができる。

2　総務課長は、各課の文書の処理及び管理の状況について、必要があると認めるときは、調査を行い、その結果に基づいて所管課長に対し、必要な措置を求めることができる。

3　総務課長は、文書管理システムの統括責任者として、文書管理システムの安定的な運用、適正な管理及び安全確保に努めなければならない。

2　課長は、文書がこの規則の定めに従って処理されるよう所属職員を指揮監督するとともに、常に所管する公文書を整理し、利用できる状態を維持しなければならない。

3　市長及び副市長の文書は秘書広報課長が、会計管理者の文書は出納室長が、危機管理監の文書は危機管理室長が、部長の文書はその部の総括課長が所管する。

2　文書主任は、次の各号に掲げる区分に応じ、それぞれ当該各号に掲げる職員をもって充てる。

3　文書主任は、課長の命を受け、次の事務に従事する。

2　文書副主任は、課の課長補佐(文書主任を除く。)及び係長とする。

3　前項の規定により難い場合は、所属職員のうちから課長(長を置く施設にあっては、施設の長)が指名する者をもって充てる。

4　文書副主任は、文書主任の職務を補佐するとともに、文書事務に関し、下位の職員の指導に努めるものとする。

2　例規文書は、条例、規則、訓令、告示及び公告をいう。

3　一般文書は、例規文書、指令文書及び達文書以外の文書をいう。

4　指令文書は、特定の個人又は団体からの申請等に対して、法令上の権限に基づき、許可、認可、交付決定、免許等の行政処分その他の行為をする場合に発する文書をいう。

5　達文書は、行政庁がその権限に基づき特定の個人又は団体に対して一方的に指示命令する場合に発する文書をいう。

2　1年度において同一の申請、証明願等を相当数収受する文書にあっては、集合文書として処理できるものとし、その場合は「橋総第○―△号」のように枝番号を付すものとする。

3　第1項の規定にかかわらず、市の機関又はその内部組織がその所掌事務について市の他の機関若しくは内部組織に対し発し、又は市の他の機関若しくは内部組織から収受する文書(以下「庁内文書」という。)については、文書記号番号を省略し、「事務連絡」として処理することができる。

4　文書記号番号の管理は、次の各号に掲げる区分に応じ、それぞれ当該各号に定める方法又は様式による。

5　文書番号は、毎年4月1日を起番として付するものとする。ただし、例規文書(公告を除く。)にあっては、毎年1月1日を起番として付するものとする。

6　前項の規定にかかわらず、元号(元号法(昭和54年法律第43号)第1項の規定に基づき定められる元号をいう。)が改められた場合における例規文書(公告を除く。)の文書番号は、当該改められた日を起番として付するものとする。

7　文書番号は、収受した文書及び発議文書(収受文書により起案する場合に限る。)は、その収受した順序に従って番号を付し、発議文書(収受文書により起案する場合を除く。)の場合はその決裁した順序に従って番号を付するものとする。

8　同一事案に係る文書は、当該事案が完結するまで同一番号を用いなければならない。この場合において、当該事案が年度を超えてなお継続する場合は、当該番号を付した日の属する和暦年度を表す数字を文書記号に冠しなければならない。

2　前項の場合において、2課以上に関係のある紙文書はその関係の最も深い課に、親展文書は当該文書の名宛人の属する課に配付するものとする。なお、市長等を名宛人とした紙文書は、第8条第3項の規定による所管課に配付する。

3　勤務時間外に本庁に送達された紙文書の処理については、橋本市役所の当直に関する規程(平成18年橋本市訓令第29号)の定めるところによる。

4　総務課長は、郵便料金が未納又は不足の紙文書が送達されたときは、公務に関すると認めるものに限り、郵便切手又は郵便料金計器による印影を表示した証紙をもって必要な料金を支払い、受領することができる。

2　課に到達した文書が次の各号のいずれかに該当する文書であるときは、それぞれ当該各号の定めるところにより処理するものとする。

2　前項の規定により収受した物品は、課に到達した文書に準じて処理するものとする。

2　供覧者は、文書の供覧をしようとするときは、必要に応じ、当該文書の要旨、課題、必読すべき箇所等を記載するものとする。また、簡易なものについては、伺い文を記載することにより併せて起案を行うことができるものとする。

3　次条第2項の規定を準用する場合における様式は、供覧用紙(様式第4号)とする。

4　次条第1項及び第4項ただし書の規定を準用した電子起案方式による供覧の回付にあっては、第23条第1項及び第24条第3項の規定にかかわらず、一斉に回付する方法で行うことができる。

2　前項の規定にかかわらず、課長が次の各号のいずれかに該当すると認めるときは、起案用紙(様式第5号)に事案の内容その他所要事項を記載することにより起案文書を作成する方法(以下「書面起案方式」という。)で行うことができる。

3　書面起案方式により処理する紙文書のうち、特に軽易なものにあっては、当該紙文書の余白を利用して起案を行うことができる。この場合においては、決裁欄を設けた上、伺い文を書かなければならない。

4　他の法令等により起案に係る別の様式が定められているものは、前3項の規定にかかわらず、当該様式を用いた書面起案方式によるものとする。ただし、当該様式の根拠となる法令等に書面による処理の義務付けがない場合は、文書管理システムに当該様式の所要事項を入力し、又は当該様式を添付することにより、電子起案方式による起案をすることができる。

2　起案文書には、内容のよく分かる標題を付け、必要に応じて、起案の理由、説明、経過及び根拠となる関係法規等を記載するとともに、施行文案その他事案に関係する資料を添えるものとする。ただし、軽易なものについては、その一部を省略することができる。

3　2課以上に関係するときは、関係の最も深い課で起案し、関係する課に合議すること。

4　経費を伴う事案は、予算との関係を明らかにすること。

5　起案文書に施行文案を付するときは、電子起案方式にあっては、当該施行文案を記録した電磁的記録のファイル名の先頭に「(案)」と記載し、書面起案方式にあっては、当該施行文案の上側の余白の中央に「(案)」と記載するものとする。

6　起案文書に添付する資料は、必要かつ最小限の範囲に限るものとする。

2　回付に係る意思表示は、電子起案方式にあっては、文書管理システムによる所定の処理を行うことにより、書面起案方式にあっては、起案用紙の所定欄に押印し、又は署名することにより行うものとする。

3　起案文書は、必要な決裁関与その他の事案の決裁に対する関与の機会が失われないよう、必要な時間的余裕をもって回付するものとする。

2　前項の場合(電子起案方式に限る。)において、専決者を経て他の部又は課に合議をしたときは、当該部又は課の承認後、再度専決者に回付し、その決裁を受けなければならない。

3　合議は、関係の深い部課から順次行うものとする。ただし、電子起案方式による場合は、前条第1項ただし書の規定を準用する。

4　合議を受けた事案について、異議がある者は起案課と協議し、なお意見が一致しないときは、起案者は双方の意見を具して上司の承認又は指示を受けなければならない。

5　合議は、必要かつ最小限の範囲に限るものとし、関係部課長と事前に協議を行うことによって合議を省略することができる。この場合においては、起案文書にその旨を付記しなければならない。

2　電子起案方式により代決処理がなされた場合は、決裁者は文書管理システムにより確認を行うものとする。

3　書面起案方式により代決処理がなされた場合であって、代決した者が必要と認めるときは、起案者は当該起案用紙の欄外に後閲欄を設け、決裁者の後閲に供さなければならない。

4　決裁者は、前項の規定により後閲したときは、前項の後閲欄に押印又は署名をするものとする。

2　前項の規定による回付をしたときは、不在であった決裁関与者の登庁後、速やかに当該決裁関与者に回付するものとする。ただし、書面起案方式にあっては、重要な事案に限る。

2　起案者は、回付中の起案文書を廃し、又は内容の変更を行うときは、その旨を決裁関与者に通知するものとする。この場合において、起案者は、必要に応じ、当該起案文書を廃し、又は変更した旨及びその理由を当該起案文書に記録するものとする。

2　書面起案方式により決裁されたときは、起案者が当該起案文書に決裁年月日を記入するものとする。ただし、市長及び副市長が決裁した場合は、秘書広報課において、決裁年月日を記入するものとする。

2　起案者は、前項の決裁を受けたときは、施行を取りやめ、又は保留した起案文書にその旨を記録するものとする。

3　決裁を完了した文書の加除訂正を要するときは、決裁者の承認を受けた上で、第28条の規定により加除訂正をするものとする。

2　庁内文書の発信者は、その事案の軽重により市長名、副市長名、部長名又は課長名を用いる。

3　前2項の場合において、特に必要のあるときは、職名のみを用い、その氏名を省略することができる。

2　前項の浄書にあっては、決裁の過程で生じた修正等を反映の上、施行年月日を記入するなど施行する公文書としての形式を漏れなく整えなければならない。この場合において、施行文書に第12条の規定により文書記号番号を付すときは、起案用紙に当該番号を記載するものとする。

3　第1項の照合にあっては、その正確を期さなければならない。この場合において、当該施行文書が庁外文書であるときは、他の職員による再度の照合を受けなければならない。

2　前項ただし書の規定により公印の押印を省略したときは、「公印省略」の表示をするものとする。ただし、案内状、礼状等の形式上表示が適さない場合又は様式上表示しないことが定められている場合は、その表示を省略することができる。

3　施行文書への契印の押印は、原則として不要とする。

4　契約書等とじ替えを禁ずる文書には、割印を押さなければならない。

5　前各項に規定するもののほか、公印の取扱いについては、橋本市公印規則(平成18年橋本市規則第13号)の定めるところによる。

2　前条第1項ただし書の規定及び第2項は、電子署名の省略について準用する。

3　施行文書に電子署名を付与するときは、別に定めがある場合を除くほか、当該電子署名を所管する課長の指示に従い処理するものとする。

2　紙文書の発送方法は、原則として料金計器別納による郵送とする。ただし、これにより難いときは、郵便切手若しくはレターパック又は料金後納の方法によることができる。

3　紙文書の発送は、橋本市の休日を定める条例(平成18年橋本市条例第2号)第1条第1項各号に掲げる日を除く日に行い、その発送時刻は、特に緊急を要する場合を除き、午後3時45分とする。

4　前項の規定により発送する紙文書は、午後3時までに総務課へ提出しなければならない。

5　第3項の発送時間以外の時間に緊急に紙文書の発送を要する場合は、総務課長の承認を得、郵便料金に相当する郵便切手の交付を受けて、所管課において発送するものとする。

2　書面起案方式によるときは、起案者が当該起案文書に施行年月日を記入するものとする。

2　前項の分類の基準は、総務課長が文書管理システムによって管理するものとする。

3　課長は、第1項に規定する分類の基準を定めたとき又は変更するときは、当該分類の基準を文書管理システムに記録するよう総務課長に依頼するものとする。

4　総務課長は、同種の事務を取り扱う課が多数あるときは、全庁で共通して使用する分類の基準を定めることができる。

2　文書ファイルの設定は、課長が文書管理システムで行うものとする。

3　文書ファイルは、前条の分類の基準に紐づけるものとする。

4　文書ファイルは、会計年度ごと(編集が暦年による公文書にあっては、暦年ごと)に作成するものとする。

5　文書ファイルは、次の区分に応じて作成するものとする。

2　台帳、名簿など常時使用する文書又は長期に渡り使用する文書でその完結時期が未確定なもの(以下「常用文書」という。)は、前条に規定する保存期間の区分を適用せず、現年度の公文書と同様の取扱いをするものとする。

3　課長は、常用文書の完結時期が確定するなど前条の保存期間の区分を適用できるようになったときは、速やかに当該区分を適用するものとする。この場合における完結日は、当該適用の日とする。

2　公文書の保存期間は、編集が暦年による公文書にあっては当該文書の完結日の属する年の翌年の4月1日から、会計年度による公文書にあっては当該文書の完結日の属する年度の翌年度の4月1日からそれぞれ起算する。

2　電磁的記録(電子文書を除く。)は、情報セキュリティポリシーに基づき管理するものとする。

3　電磁的記録(電子文書を含む。)は、常に滅失、改ざん、漏えい等の予防の措置を講じなければならない。

2　次の各号のいずれかに該当する紙文書を綴る紙文書ファイルの背表紙は、関連する電子文書ファイルの情報に基づき作成するものとする。

3　前項第3号の紙文書を綴る紙文書ファイルの背表紙には、第6条第3項の規定により当該紙文書ファイルの保存期間が1年である旨を記載するものとする。

4　紙文書ファイルは、退庁時までに所定の場所に収納し、事務担当者の手元に置いてはならない。

5　紙文書ファイルの保管に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の措置を講ずるとともに、重要な紙文書は、非常災害に際し、いつでも持ち出せるように、あらかじめ準備しておくものとする。

6　執務室における紙文書ファイルの保管については、書棚等適切な用具に収納して行うものとする。

2　前項の書庫を管理する課長は、各課の所管する紙文書ファイルの量を考慮して、書庫内の書棚を各課に割り当てるものとする。

3　前項の割当を受けた課長は、執務室に保管している紙文書ファイルを書庫で保存できるものとする。

4　書庫に紙文書ファイルを保存する課長は、常に書庫内を整理整頓し、紙文書ファイルの配架状況を把握しておかなければならない。

2　書庫を管理する課長は、当該書庫に紙文書ファイルを保存する課長に対し、書庫の管理のために必要な指示を出すことができる。

3　書庫を利用しようとする職員は、当該書庫を管理する課長に申し出るものとし、その利用の際は、当該課長の指示に従わなければならない。

2　総務課長は、前項の一覧の作成にあたり必要な事項を課長に指示することができる。

2　他の所管課に属する公文書の貸出しを受け、又は閲覧しようとする職員は、当該公文書の所管課長に申し出て、その承認を得なければならない。

2　前項本文に規定する廃棄の報告は、文書管理システムにより行うものとする。

3　課長は、保存期間が経過しない公文書及び保存期間が永年に属する公文書について、精査の結果、保存する必要がなくなったと認めるときは、市長の決裁を受けて、これを廃棄することができる。

(施行期日)

1　この規則は、令和6年4月1日(以下「施行日」という。)から施行する。

(経過措置)

2　この規則の施行日前に保管し、又は保存した公文書の管理については、この規則の規定にかかわらず、橋本市文書取扱規程を廃止する訓令(令和6年橋本市訓令第2号)による廃止前の橋本市文書取扱規程(平成18年橋本市訓令第10号。以下「旧文書規程」という。)に定めるところによる。

3　この規則の規定にかかわらず、令和6年6月30日までの間、旧文書規程の規定により文書を処理することができる。

この規則は、公布の日から施行する。