○橋本市電子契約規則
令和5年10月25日
規則第29号
(趣旨)
第1条 この規則は、橋本市(以下「市」という。)が行う電子契約に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 電子契約 電子契約書により契約を締結する契約方法をいう。
(2) 電子契約書 法令に定める措置を講じた契約内容を記録した電磁的記録(変更契約及び仮契約を含む。)をいう。
(3) 電子署名 電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。
(4) 電子契約サービス サービス提供事業者が市及び契約相手方の指示を受けてサービス提供事業者自身の署名鍵による電子署名を行う事業者署名型(立会人型)電子契約サービスをいう。
(5) サービス提供事業者 電子契約サービスを提供する事業者をいう。
(6) アカウント 電子契約サービスに接続するための権利をいう。
(7) パスワード 電子契約サービスに接続するために必要となる暗証番号をいう。
(8) タイムスタンプ サービス提供事業者が電子署名を付与する際に利用する電子的な時刻証明をいう。
(電子契約の利用範囲)
第3条 市は、電子契約サービスを利用して電子契約を締結できるものとする。ただし、法令等の規定により、書面によるべきことが定められているときは、この限りでない。
(電子契約サービス運用管理者の設置)
第4条 市における電子契約サービスの運用を管理するため、電子契約サービス運用管理者(以下「管理者」という。)を置き、総務課長をもってこれに充てる。
2 管理者は、次に掲げる職務を行うものとする。
(1) 電子契約サービスを利用可能な状態に維持し、これを管理すること。
(2) 電子契約サービスの安全性及び信頼性を確保すること。
(3) 電子契約サービスを効率的に運用すること。
(4) その他電子契約サービスの適正な運用を図るために必要な事項
(契約確認者の設置)
第5条 市に契約確認者を置き、各所属長をもってこれに充てる。
2 契約確認者は、第9条第3項の規定による依頼を受けたときは、当該契約が決裁を得たものと相違ないこと及び送信先のメールアドレス等に誤りがないことを確認する。
(契約承認者の設置)
第6条 市に契約承認者を置き、総務課長をもってこれに充てる。
2 契約承認者は、第9条第3項の規定による依頼を受けたときは、当該契約がこの規則による手続を履行していることを確認し、これを承認する。
(アカウントの取扱い)
第7条 電子契約サービスのアカウントは、管理者が設定し、電子契約サービスが利用できる者(以下「職員」という。)に貸与する。
2 アカウントの変更は、管理者が行うものとする。
3 パスワードの設定及び変更は、原則として職員が行うものとする。
4 アカウントの取扱いは、職員がこれを適正に行わなければならない。
5 職員は、パスワードを他者に知られないように厳重に管理しなければならない。
6 職員は、パスワードの漏えい等の事故があったときは、直ちにその旨を管理者に報告しなければならない。
(電子契約の意思確認)
第8条 職員は、電子契約により契約を締結しようとするときは、契約相手方に電子契約により契約を締結する意思があることを確認しなければならない。
2 職員は、契約相手方から電子契約による契約締結の同意を得た場合は、電子契約利用承諾書(別記様式)を提出させるものとする。ただし、既に市に提出されている内容から変更がない場合は、この限りでない。
(利用方法)
第9条 職員は、電子契約サービスを利用するにあたり、法令等を遵守するものとする。
2 職員は、契約相手方と事前に協議した決裁済みの契約書、仕様書その他必要書類一式(以下「契約書一式」という。)を、PDF形式に変換し、電子契約サービスにアップロードするものとする。この場合において、契約書の様式に収入印紙及び印の記載があるときは、削除するものとする。
3 職員は、アップロードした契約書一式を送信し、契約確認者、契約相手方、契約承認者の順序で確認を依頼するものとする。
(契約締結日)
第10条 前条第3項の確認において電子契約書に付与したタイムスタンプの日付にかかわらず、電子契約書に記載した契約日を契約締結日とする。
(変更契約)
第11条 市は、原契約が電子契約によるものか否かに関わらず、電子契約によりその変更契約をすることができる。
2 原契約を電子契約でした場合において、契約相手方が書面による変更契約を希望したときは、市は電子契約を行うことができない。
(仮契約)
第12条 橋本市契約事務規則(平成18年橋本市規則第71号)第36条第1項の規定による仮契約に係る議会の議決を得たときは、当該議決に係る証明書を電子契約サービスにアップロードし、契約相手方と相互に確認するものとする。
(電子契約書の保存)
第13条 電子契約書の正本は、電子契約サービス上に保存される電子契約書とする。
2 電子契約サービスからダウンロードしたデータを保存する等、前項の規定による保存以外の保存方法であっても、電子契約書の有効性を妨げるものではない。ただし、電子契約書の有効性に関する法令の規定に違反する場合は、この限りでない。
3 電子契約による原契約の変更契約を書面により行った場合においても、原契約の電子契約書は、電子契約サービスでの保管を継続する。
(他の規則等の特例)
第14条 市が定める他の規則等に規定する契約書及び請書その他これに準ずる書類が、当該記載すべき事項を記録した上で電子契約により作成された場合は、法令の規定に反しない限り、当該規則等において必要な要件を満たしているものとみなす。
(補則)
第15条 この規則に定めるもののほか、電子契約に関し必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この規則は、令和6年1月1日から施行する。
