○橋本市戸籍情報システムに係るデータ保護管理要綱
平成18年3月1日
告示第11号
(目的)
第1条 この告示は、かつらぎ町並びに湯浅町、高野町、九度山町及び橋本市(以下「関係市町」という。)により締結する電子情報処理組織による戸籍事務の事務委託に関する規約(平成28年橋本市告示第198号)第1条の規定に基づき委託する戸籍法(昭和22年法律第224号)その他の法令等の定めるところにより市長が管掌する戸籍、除かれた戸籍、戸籍の附票、人口動態調査票等の事務を処理する戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理に関し必要な事項を定め、戸籍データ保護の厳重な管理運営を確保することを目的とする。
(1) 戸籍情報システム 戸籍専用コンピュータにより現在戸籍、除かれた戸籍、附票及び人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作説明書その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(5) サーバ 戸籍情報システムを使用するためにかつらぎ町に設置する正中央処理装置及び副中央処理装置で、プログラム及び戸籍データを処理及び格納する装置をいう。
(処理の基本方針)
第3条 関係市町は、戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及びデータ保護について統括的管理を図るため、関係市町において戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、それぞれ関係市町における戸籍事務担当課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。また、事故が発生したときは、保護管理者は速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍管掌者(戸籍法第1条の規定による関係市町の長をいう。)に報告しなければならない。
(端末機取扱責任者)
第6条 サーバを設置する町における保護管理者は、端末機の適正な管理をするため、端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、戸籍事務担当課長補佐をもって充てる。
(データ保護)
第7条 保護管理者は、データの漏えい、滅失、き損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。
4 出力されたデータは、不要となった時点で、速やかに裁断等により復元できない方法によって処分しなければならない。
5 データは、法令その他条例に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等の受払い及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しておかなければならない。
(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去した上で、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(出力帳票の管理)
第9条 保護管理者は、戸籍電算システムから出力された帳票を次により適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 出力された帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第10条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントを外部へ持ち出し、複写し、又は廃棄するときは、保護管理者の許可を受けなければならない。
(パスワードの管理)
第11条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、パスワードを第1項により定められた業務の目的を超えて使用してはならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(取扱状況の把握)
第12条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) データの取扱状況
(4) 戸籍事務室の管理状況
(5) 前各号に掲げるもののほか、戸籍情報システムの運用に関すること。
(端末機の操作)
第13条 端末機の操作は、取扱職員でなければ行うことができない。
2 端末機の操作は、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。また、見出しデータ及び戸籍に関するデータを、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。
(機器及びソフト等の保管)
第14条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍情報システムに係る機器及びソフト等を管理しなければならない。
(戸籍データの重要性等についての研修の実施)
第15条 戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、新任の取扱職員及びその他の取扱職員に対して年1回以上の教育、訓練計画を策定し、保護管理者の了承を得た後これを実施しなければならない。
2 前項に規定する研修は、新任の取扱職員については、採用後できるだけ早い時期に実施しなければならない。
(会議)
第16条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて、戸籍データ保護に係る事務について開催するものとする。
3 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4 会議の庶務は、総務部市民課において処理する。
(補則)
第17条 この告示に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。
附則
この告示は、平成18年3月1日から施行する。
附則(平成25年3月28日告示第43号)
この告示は、平成25年4月1日から施行する。
附則(平成29年2月24日告示第34号)
この告示は、平成29年7月1日から施行する。
附則(平成31年3月29日告示第77号)
この告示は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和2年9月16日告示第156号)
この告示は、令和2年10月1日から施行する。
別表(第14条関係)
戸籍情報システムに係る機器等の管理方法
管理者 | 機器等 | 管理方法等 |
保護管理者 | 端末機 | ・起動用パスワードの設定 ・戸籍システムの起動用パスワードの設定 ・ウイルス対策及び記録媒体使用時のウイルスの確認 ・使用者の記録を作成 ・操作画面及び処理内容が第三者に知られることがないような位置及び角度の配置 |
戸籍データ | ・関係市町が相互にアクセスできない機能を確保 | |
端末機に内蔵するプログラム | ・複写及び変更不能の措置 | |
受託町 保護管理者 | 正サーバ及び副サーバ | ・入退出管理を行うことができる管理区域に設置 ・容易に取り外せないよう必要な措置をした施錠できる戸籍専用サーバラック内に設置 ・防火対策及び消火設備を装備 ・戸籍専用サーバラックの鍵を施錠可能な保管庫にて厳重に管理 ・起動用パスワードの設定 ・戸籍システムの起動用パスワードの設定 ・ウイルス対策及び記録媒体使用時のウイルス確認 ・使用者の記録を作成 |
端末機 | ・起動用パスワードの設定 ・戸籍システムの起動用パスワードの設定 ・ウイルス対策及び記録媒体使用時のウイルス確認 ・使用者の記録を作成 ・操作画面及び処理内容が第三者に知られることがないような位置及び角度に配置 | |
戸籍データ | ・関係市町が相互にアクセスできない機能を確保 | |
戸籍データバックアップ用記録媒体 | ・戸籍データのバックアップを定期的に行い、その記録媒体を保管 ・バックアップを行った者の氏名及び日時を記録 | |
正サーバ、副サーバ及び端末機に内蔵するプログラム | ・複写及び変更不能の措置 | |
関係市町 保護管理者 | 関係市町各保護管理者が管理する端末機 | ・起動用パスワードの設定 ・戸籍システムの起動用パスワードの設定 ・ウイルス対策及び記録媒体使用時のウイルス確認 ・使用者の記録を作成 ・操作画面及び処理内容が第三者に知られることがないような位置及び角度に配置 |
関係市町各保護管理者が管理する戸籍データ | 関係市町が相互にアクセスできない機能を確保 | |
関係市町各保護管理者が管理する端末機に内蔵するプログラム | 複写及び変更不能の措置 |
戸籍事務電子情報処理に係る機器及び帳票等の保管一覧
管理責任者 | プライバシー保護 | 内容 | |
戸籍用クライアント | 保護管理者 | ・パスワードによる起動 ・システム使用状況リスト | クライアントを起動する者は、保護管理者の任命した取扱職員がパスワードを入力し、起動させる。 システム使用状況リストを定期的に印字し、そのリストを施錠できる保管庫で管理する。 |
受附データ等印字する書類 | 保護管理者 | ・施錠できる書庫 | 施錠できる保管庫で管理する。 |
「戸籍総合システムブックレス」のプログラム | 保護管理者 | ・複写及び変更不能のプログラム保護 | アプリケーションプログラムを複写変更させない為の保安措置をソフト的に講じる。 |
戸籍副本データ管理システム市町村専用装置 | 保護管理者 | ・施錠できる保管庫に設置 ・パスワードによる起動 | 施錠のできる保管庫で保管し、保護管理者がその鍵を管理する。 起動する者は保護管理者の任命した取扱職員がパスワードを入力し起動させる。 |